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Einführung: Verschwendung in Unternehmen versteckt sich in zahlreichen Prozessen: Transporte, Lagerhaltung,  Bewegung, Wartezeiten, Überproduktion, unangemessener Einsatz von Produktionsfaktoren, Fertigungsfehlern.
Oft sitzt die Verschwendung gerade an den Schnittstellen, sei es z.B. in Produktionsabläufen, der Ressourcenplanung oder der Verwaltung. So wird oft gar nicht wahrgenommen (z.B. durch Standesdünkel, Tellerrand-Denken bzw. Betriebsblindheit), dass sie den Unternehmenserfolg belastet und somit Folgendes gefährdet:

• Wertschöpfung,

• Investitionsspielraum,

• Arbeitsplätze,

• Qualität der Waren bzw. Dienstleistungen,

• Betriebsklima.

Symbol-Bild: Photo by amin khorsand on Unsplash

Selbst wenn in Ihrem Unternehmen keine Verschwendung stattfinden sollte, gilt es dies durch Techniken sicherzustellen, damit Sie auch zukünftig erfolgreich wirtschaften.

Lösungsziel: In diesem Beitrag finden Sie Methoden und Praxistipps, wie Sie Verschwendung (Stichwort: 7 Verschwendungsarten) identifizieren bzw. vorgehen, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse möglichst wertschöpfend sind. Sie finden dazu auch weiterführendes Material und Links zu Video, Checkliste & Handlungsleitfaden sowie themenrelevante Quellen.

Motivation: Mitarbeiter und sich selbst für das Thema Verschwendung zu sensibilisieren, ist schon der größte Erfolg – und der Schlüssel zur Vermeidung von Verschwendung. Doch optimierte Prozesse, die im Idealfall auch noch sauber dokumentiert sind, bilden mit Blick auf die Digitalisierung und Automation eine wertvolle Grundlage. Egal was Ihre Motivation auch sein sollte, weniger Verschwendung kann für Ihren Betrieb bedeuten:

• weniger gebundene Ressourcen (Rohstoffe, Kapital, Arbeitskraft, Lagerkapazitäten …),

• saubere Strukturen und Prozesse (dokumentiert),

• verbessertes Qualitätsmanagement,

• reduzierte Ausfallzeiten und Belastungen bei verbesserter Arbeitssicherheit,

• usw.

Umsetzung

Die hier nachfolgend vorgestellte Herangehensweise ist orientiert an den Methoden der japanischen Unternehmensführung, wie sie bei Toyota in den 70er und 80er Jahren entwickelt wurden (mehr dazu im Abschnitt Hintergrund).

Um Verschwendungen Herr zu werden, verlangt es nach vier Handlungsschritten:

1. Sei vor Ort.

2. Betrachte was vor sich geht.

3. Suche nach Verschwendungen, Belastungen und Unausgewogenheiten.

4. Und mach es besser.

Auch wenn diese Schritte simple anmuten, liegt die Kunst in der Umsetzung. Wie oft nimmt man sich z.B. in der Produktion Zeit, um mit den Mitarbeitern unter dem Gesichtspunkt der Effizienz über ihre Arbeit zu reden oder sich bewusst die Arbeitsschritte anzuschauen, die diese ausführen? Und wie oft denkt man dann über den Gesamtprozess nach, welche Arbeitsschritte und Bewegungen notwendig sind, wo das Material herkommt und wo das Werkstück hingeht?

Viele werden jetzt „täglich“ oder „oft“ sagen. Der Freiraum übergreifend die Prozesse zu denken, bedarf aber mehr: Unabhängigkeit von aktuellen Vorgängen, externe Impulse und Ideen. Dazu fehlt in der Regel die Zeit. Doch um Verschwendungen auf die Spur zu kommen, muss genau an dieser Stelle angesetzt werden. Der Sinn muss frei sein von „so haben wir das schon immer gemacht“, Innovations- und Ausprobiermüdigkeit. Er muss bereit sein, jede Geste, Bewegung, Aktion und Schraube zu hinterfragen.

Tipp: Externe tun sich dabei natürlich deutlich einfacher.  

1. Sei vor Ort

Der erste Schritt ist, sich an den Ort des Geschehens zu begeben, denn nur vor Ort kann man echte Eindrücke sammeln. Vom Schreibtisch aus können Verschwendungen und ungünstige Abläufe nicht verifiziert werden. Auch Ablenkungen, die ggf. aus dem Umfeld auf die Mitarbeiter einwirken, werden Sie nur direkt am betreffenden Arbeitsplatz erkennen.

Tipp: Am besten wäre es natürlich, wenn Sie einen Soll-Zustand der Abläufe vorliegen haben, an denen Sie die Prozessschritte vor Ort beurteilen können. Wenn Sie eine solche Analyse durchführen, betrachten Sie aber auch ihren Soll-Zustand mit Skepsis – auch dieser muss sich erst in der Realität beweisen.

2. Betrachte was vor sich geht.

Wenn Sie sich vor Ort die Vorgänge anschauen, versuchen Sie die Gesamtsituation zu verstehen. Was steckt hinter den einzelnen Schritten. In dieser Phase geht es noch nicht darum, etwas zu verändern oder zu bewerten.
Protokollieren Sie die Vorgänge ggf. in irgendeiner Form – egal ob per Video, schriftlich oder Fotos. Betrachten Sie auch, wie unterschiedliche Mitarbeiter mit der Arbeit umgehen. Nehmen Sie ebenfalls Belastungen und Ablenkungen zur Kenntnis.

Tipp: Verschiedene Personen nehmen Dinge unterschiedlich wahr und vier Augen sehen mehr als zwei – nehmen Sie sich ruhig Unterstützung dazu.

3. Suche nach Verschwendungen, Belastungen und Unausgewogenheiten.

Um Verschwendungen auf die Spur zu kommen, müssen Sie erst mal wissen, wonach sie Ausschau halten müssen.

Video-Tipp: Lean Management – Die 7 Arten der Verschwendung der VOREST AG

Die japanische Methodik hat sieben Verschwendungsarten identifiziert:

Wartezeiten

Wartezeit ist unproduktiv. Identifizieren Sie im Tagesablauf Ihrer Arbeitskräfte, Maschinen und Prozesse die Zeiträume, die nicht aktiv wertschöpfend genutzt werden und untersuchen Sie diese auf deren Ursachen. Dabei können Sie die Wartezeit auch auf Werkstücke beziehen, die noch nicht weiterverarbeitet werden können oder deren Einlagerung bzw. Auslieferung sich verzögert. Auch solche Liegezeiten sollten vermieden werden. Alles was nicht direkt wertschöpfend ist, sollte auf ein Minimum reduziert werden.

Wartezeiten deuten immer darauf hin, dass etwas in den Prozessen nicht funktioniert oder Störfaktoren (z.B. fehlendes Material, fehlende Mitarbeiter, fehlende Produktionskapazitäten) saubere Abläufe verhindern.

Lösungsansätze:

• Setzen Sie statt auf das Trichterprinzip, welches zwar eine hohe Maschineauslastung ermöglicht, aber einen kontinuierlichen Materialfluss entgegensteht, ggf. auf den One-Piece-Flow bzw. Mitarbeitergebundener Arbeitsfluss (MAF).

• Setzen Sie in Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitern auf Job Enlargement bzw. Multi-Machine/Process-Handling, um Kompetenzen aufzubauen und sie flexibler einsetzbar zu machen.

• Setzen Sie auf Materialfluss im U-Layout.

• Optimieren Sie die Rüstzeiten (SMED) in Ihrer Produktion.

• Machen Sie über „Andon Boards“ den Produktionsstatus ihres Produktionssystems sichtbar.

Überproduktion

Immer wenn produziert wird, ohne einen Kunden zu haben, kann von einer Überproduktion gesprochen werden. Es ist zwar in gewisser Weise eine Wertschöpfung, da es aber eigentlich noch keinen Kunden gibt, besteht im Prinzip auch noch keine Nachfrage, nach der sich ja der Wert im eigentlichen Sinne richtet. Dementsprechend läuft man mit einer Überproduktion immer Gefahr, diese nicht zu einem ausreichend wertschöpfenden Preis veräußern zu können. Zudem besetzen solche Produkte Kapazitäten im Lager, lange Lagerzeiten können sich auch auf die Qualität der Produkte auswirken – und sie binden natürlich Ressourcen. Hohe Bestände sind somit mit Vorsicht zu genießen.

Lösungsansätze:

• Produzieren Sie nach Bedarf (Pull-Prinzip).

• Synchronisieren Sie ihre Produktionsprozesse mit den Kundenanforderungen.

• Setzen Sie auf Nivellierung und Glättung Ihrer Produktion.

• Stellen Sie ggf. Ihre Produktion auf den One-Piece-Flow um bzw. setzen auf Mixed-Model-Production, bei der die Rüstzeiten (SMED) optimiert werden.

Bestände

Bestände finden wir entlang der kompletten Wertschöpfungskette: anfangs als Rohstoffe, dann als Baugruppen zur Weiterverarbeitung und anschließend als Fertigprodukt.  Dazu kommen die Hilfs- und Betriebsstoffe. Hohe Bestände weisen darauf hin, dass oft irgendetwas nicht stimmt, denn andere Probleme werden gerne durch höhere Bestände kaschiert.

Beispiele: Ist der Lieferant unzuverlässig, wird ein Puffer angelegt, statt Liefertreue einzufordern. Oder neigen die Maschinen zu häufigen Ausfällen, wird mehr produziert, um Ausfallzeiten ausgleichen zu können, statt die Wartung der Maschinen ggf. zu verbessern.

Erhöhte Bestände binden Kapital und Kapazitäten – und es besteht die Gefahr, dass sie durch Alterung an Wert verlieren oder sogar gänzlich unbrauchbar werden.

Lösungsansätze:

• Schaffen Sie stabile, klar definierte Prozesse mit entsprechenden Taktzeiten.

• Nehmen Sie ihre Lieferanten in die Pflicht (Lieferantenankopplung), aber auch Ihre Abnehmer.

• Sorgen Sie dafür, dass die Bereitstellung „just in time“ erfolgt.

• Setzen Sie bei Ihrer Produktionsprozesssteuerung auf die Kanban-Methode (tatsächlicher Verbrauch)

• Reduzieren Sie ggf. die Losgröße.

• Setzen Sie lieber auf ein Pull-System statt eines Push-Systems – Material gibt es z.B. erst dann, wenn es wirklich benötigt wird.

• Nutzen Sie One-Piece-Flow bzw. den Mitarbeitergebundener Arbeitsfluss (MAF).

Transport

In Betrieben ist man gewohnt, dass alles Mögliche transportiert wird: Rohstoffe, Baugruppen, fertige Produkte, Material usw. Es lässt sich nicht ganz vermeiden und es ist eine in sich nicht wertschöpfende Tätigkeit, daher sollte man den Transport grundsätzlich besonders kritisch beäugen. Aufwand, Zeitverlust und Beschädigungen am Transportgut machen das Verschwendungsrisiko aus.

Lösungsansätze:

• Überprüfen Sie die räumliche Aufteilung und analysieren Sie die Transportwege und -Frequenz, um Einsparungen ggf. zu identifizieren.

• Betrachten Sie dazu auch den Material- und Prozessfluss.

• Transportieren Sie nur, wenn es nötig ist (Pull-System) und „just in time“.

Bewegung

Die Bewegung können Sie durchaus im Sinne der Arbeitsplatzergonomie verstehen. Es spielen dabei aber auch Aspekte eines aufgeräumten und gut strukturierten Arbeitsplatzes hinein und welchen Aufwand ein Mitarbeiter treiben muss, um an Werkzeuge und Material zu kommen. Umso kürzer und weniger belastend die Bewegungen sind, desto höher die Produktivität bzw. Wertschöpfung – ganz so eng darf es vielleicht nicht gesehen werden, aber es geht klar in die Richtung. Dementsprechend optimiert sollte der Arbeitsplatz gestaltet sein. Suchzeiten sollten vermieden werden, ebenso Fehlbelastungen oder Handlungen mit erhöhter Verletzungsgefahr.

Lösungsansätze:

• Analysieren Sie die Handgriffe und Handlungen, die ein Mitarbeiter ausüben muss und reduzieren Sie Bewegungen – z.B. nach Handwerkszeug oder Material.

• Statten Sie die Arbeitsplätze nach den Ergonomie-Regeln aus. Die Berufsgenossenschaften bieten hierzu Hilfestellungen und Material. 

• Setzen Sie auf die 5S-Methode – sortieren, systematisieren, säubern, standardisieren, selbstdisiplinieren & ständig verbessern.

Ausschuss/Nacharbeit

Es wird jedem klar sein, dass Nacharbeiten oder gar Ausschuss eine Verschwendung darstellt. Entweder müssen weitere Ressourcen wie z.B. Zeit und Arbeitskraft investiert werden oder das bereits Eingesetzte ist gänzlich verloren. Auch Verzögerungen des Liefertermins sind ärgerlich und ziehen Verluste bzw. Kosten nach sich. Ursache können im eigenen Hause liegen – Defizite bei Mitarbeiter oder Maschinen, wechselnde Rahmenbedingungen in der Fertigungskette – oder aber extern – Qualität der zugelieferten Rohstoffe bzw. Komponenten.

Lösungsansätze:

• Den Gründen für Ausschuss bzw. Nacharbeiten muss man erst einmal an die Wurzel gehen. Dazu bietet sich z.B. die 5-Why-Analyse an.

• Anschließend kann z.B. das Qualitätsmanagement verbessert, bessere Rohstoffe eingesetzt oder die Mitarbeiter besser geschult werden.

• Die 5S-Methode kann eingeführt werden.

• Sie können vermeidbare Fehler über die Poka Yoke eleminieren oder Autonomation einführen, bei der z.B. schon in den einzelnen Produktionsschritten die Maschinen auf Anomalien prüfen. 

Ineffizienz

Ineffizienz liegt dann vor, wenn die eingesetzten Technologien oder Techniken nicht mit Blick auf Kundenerwartung, Produktqualität und Preis optimal sind. Klassisch wird diese Verschwendungsart Over-Engineering genannt. Sie liegt z.B. dann vor, wenn höhere Qualitäten mit zusätzlichem Aufwand produziert werden, obwohl der Kunde diese gar nicht benötigt. Verfahren, die nicht mehr dem Stand der Technik entsprechen oder schlicht zu aufwendig sind, fallen ebenfalls in diese Kategorie, so wie Prüf- oder Messverfahren, die zu aufwendig oder ggf. sogar irrelevant sind.

Lösungsansätze:

• Wiederkehrende Überprüfung bzw. Anpassung der Prozesse (Verbesserungsprozess),

• Reduzierung der Komplexität der Prozessketten,

Qualitätszirkel.

Fazit

Die Suche nach Verschwendungen und das ständige Optimieren der Prozesse bedürfen einer gewissen Kultur im Unternehmen. Eine solche Kultur zu etablieren gelingt ebenso wenig, wie das Auffinden von Verschwendungen, vom Schreibtisch aus. Eine solche Kultur muss gelebt, aber auch ihre Erfolge sichtbar gemacht werden. Bei der Suche nach Verschwendungen und der Überprüfung der einzelnen Komponenten hilft eine Herangehensweise: Fragen Sie sich einfach immer, ob sie als Kunde etwas dafür bezahlen würden.

Nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen:

• Verschwendungen vermeidet,

• effizient bzw. wirtschaftlich arbeitet,

• und auch zukünftig optimierte Prozesse besitzt.

Nachfolgend finden Sie noch einige zusätzliche Quellen und Arbeitshilfen, um Ihre Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Denn nur mit optimalen und nachvollziehbaren Abläufen kann auch die Digitalisierung Ihres Unternehmens gelingen.

Zusatzmaterial

Link zum Download: Handlungsleitfaden des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (ifaa).

Link zum Download: Check für Unternehmen ifaa.

Link zum Download: Studie „Wertschöpfung steigern“ (2010).

Themenrelevante Quellen:

https://refa.de/service/refa-lexikon/7-verschwendungsarten

https://www.produktion.de/technik/die-7-verschwendungsarten-und-was-sie-dagegen-tun-koennen-335.html

http://www.lean-production-expert.de/lean-production/7-verschwendungsarten.html

https://www.bghm.de/arbeitsschuetzer/fachinformationen/ergonomie-und-arbeitsplatzgestaltung/

https://lean-managementmethode.de/lean/muda_verschwendungsarten_waste_walk/

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