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In Pandemiezeiten findet das Arbeitsleben der Büroangestellten größtenteils im Homeoffice statt. Die gewohnte Administrationsumgebung des „richtigen“ Büros fehlt und wird, wo es geht, durch digitale Prozesse ergänzt und ersetzt. Das gilt auch für das Personalwesen und die damit verbundene Digitalisierung der Dokumentenprozesse.

Online unterschreiben.
Quelle: StepOver GmbH

Medienbruche im Personalwesen

Ein Medienbruch entsteht oft an der Stelle der Unterschrift. Das sieht dann meistens so aus:

• Dokument wird erstellt und im pdf Format gespeichert,
• Dokument wird per E-Mail und einem Anschreiben verschickt,
• Dokument wird vom Adressaten geprüft und gedruckt,
• Dokument wird manuell unterschrieben, manchmal parafiert,
• Dokument wird gescannt (falls Scanner vorhanden) oder mit dem Smartphone fotografiert,
• evtl. entstandenes Bildformat wird in pdf umgewandelt (hier oder später),
• unterschriebenes Dokument wird per E-Mail-verschickt.

Dieser Prozess ist fehleranfällig, aufwendig und zeitintensiv. Seiten werden vertauscht oder fehlen, Anlagen vergessen, Unterschriftsfelder werden versehentlich nicht unterzeichne. Die Liste ist lang und der Prozess wird oft mehrfach wiederholt – bis endlich alles stimmt.

Digitale Unterschrift

Das geht auch anders, wie ein Kunde von StepOver aus der Beratungsbranche zu berichten weiß. Alle Dokumente aus dem Personalbereich (außer Kündigungen, die bedürfen in Deutschland der Schriftform) werden ausschließlich mit der Cloud Lösung webSignatureOffice zur elektronischen Unterschrift versandt. Das macht den Prozess schnell, einfach und fehlerresistent.

  • • Dokument wird im pdf Format in das Cloudportal webSignatureOffice geladen,
    • Unterschriftenfelder werden definiert,
    • Versand aus dem Portal per E-Mail an den/die Adressaten,
    • Unterschrift direkt elektronisch und digital in der Cloud, per Smartphone, Tablet oder PC,
    • Verteilung des kompletten unterschriebenen Dokuments an alle Beteiligten.

Der Prozess ist stringent digital, fehlerunanfällig und effektiv. StepOver bietet auch kundenspezifische Lösungen zur elektronischen Signatur an.

Über StepOver GmbH
StepOver sieht sich als einer der Pioniere der digitalen, elektronischen Signatur. Seit 20 Jahren entwickelt und verkauft das Unternehmen laut eigener Aussage Lösungen rund um die digitale Unterschrift.
Alle Hardware und Software Produkte seien „Made in Germany“. Von der handgeschriebenen elektronischen Signatur bis zur zertifikatsbasierten online Unterschrift bietet StepOver die komplette Palette für seine Kunden und Partner an.
www.stepover.com

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