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Jeden Morgen meldet sich das Technische Personal zur Arbeit, erhält den Tagesplan, geht das Inventar durch und füllt den Papierkram aus, bevor es sich auf den Weg zum ersten Auftrag macht – das bedeutet stundenlanges Organisieren und einen enormen Zeitverlust. Im Idealfall können Unternehmen den Einsatz der verfügbaren Ressourcen optimieren und gleichzeitig Kundenzufriedenheit sicherstellen. Eine Software zur Automatisierung des Außendienstes kann alles auf derselben Plattform abwickeln, von der Planung und Nachverfolgung bis zur Bestandskontrolle und Rechnungsstellung.

Field Service Automation – zentrale und digitale Steuerung des Außendienstes.
Quelle: FLS GmbH

Field Service Automation

Die Nachfrage nach All-in-one-Lösungen für das Field Service Management (FSM) hat stark zugenommen. Software für Field Service Automation nutzt mobile Technologien, Cloud Computing und Funktionen der sozialen Zusammenarbeit, um die Effizienz des Außendienstes zu verbessern. Unternehmen möchten heute so viele Arbeiten wie möglich automatisieren. Der Fokus liegt auf der Maximierung der Ressourcenleistung. Kein Wunder also, dass die Softwareindustrie für Field Service Automation boomt.
Vom Desktop, Tablet oder Smartphone aus, haben Führungskräfte den vollen Überblick über den Status der Aufträge und wissen, in welchem Prozessschritt Ihre Außendienstpersonal sich gerade befinden. Mithilfe von Karten und Dashboards lassen sich die Arbeitsaufträge für bereits entsandte Außendienstmitarbeiter verwalten. Die Software unterstützt nicht nur beim verantwortungsvollen Erledigen von Aufgaben, sondern bietet auch Optionen für Buchhaltung und Reports, die alle über ein benutzerfreundliches Dashboard verwaltet werden.

Top 10 Vorteile

Warum sollten Unternehmen in eine Workforce-Management-Software investieren? Im Folgenden finden sich einige der wichtigsten Vorteile, die der Einsatz einer Field Service Management Software mit sich bringt:

Vorteil 1: Ausfallzeiten reduzieren

Von der Aufgabenplanung über das Festlegen bevorzugter Routen bis hin zur Entsendung des Serviceteams und die ständige Kommunikation während der Aufträge – mit einer Außendienstsoftware lässt sich die Effizienz der Mitarbeiter verbessern. Mit Softwareprogrammen für Field Service Management können beispielsweise das Call Center Aufgaben direkt an die Smartphones von Außendienstmitarbeitern senden. So werden alle relevanten Informationen, wie beispielsweise die Servicehistorie, die optimale Route zum Einsatzort, die benötigten Werkzeuge und Kontaktnummern transparent zur Verfügung gestellt.

Vorteil 2: Professionalität erhöhen

Lösungen für Field Service Automation stellen die Professionalität der Geschäftsabläufe sicher. Eine Außendienstsoftware hilft Führungskräften dabei, die Geschäftsinformationen in einer zentralen Datenbank zu konsolidieren. Mit verschiedenen Zugriffsebenen haben Mitarbeiter nur auf so viele Informationen Zugriff, wie für ihre jeweiligen Aufgaben relevant sind. Außendienstmitarbeiter können mit den richtigen Tools neue Aufgaben auch im Außendienst übernehmen.

Vorteil 3: Echtzeit-Optimierung von Ressourcen

Ressourcenoptimierung ist eine der wichtigsten Determinanten für die Rentabilität eines Unternehmens. Auch wenn sich Firmen in Größe und Zweck unterscheiden, haben sie alle eines gemeinsam: den Wunsch, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die optimale Nutzung aller Ressourcen. Neben der Produktivität ermöglicht die Field Service Automation eine effiziente Nutzung der notwendigen Ressourcen und senkt so Betriebskosten.

Vorteil 4: Kontakt zu den Teams

Software für Field Service Automation ermöglicht eine bessere Koordination der Belegschaft. Das Field Service Management rationalisiert die Verwaltung des gesamten Außendienstzyklus, von Arbeitsaufträgen über Retouren und Verträgen bis hin zu Garantien und Ausrüstung. Durch den einfachen Datenzugriff von einer zentralen Plattform aus, ist eine verbesserte Koordination leicht möglich. Zudem kann das Außendienstpersonal jederzeit über Auftragsänderungen oder Notfälle informiert werden und so ihre Arbeit umstrukturieren. Ebenso wird das Call Center über etwaige Veränderungen in Kenntnis gesetzt, beispielsweise, wenn ein Kunde nicht anzutreffen ist, ein anderes Ersatzteil benötigt wird oder ein weiterer Termin vereinbart wird.Vorteil 5: Informationen verfügbar
Die Einführung der Field Service Management Software ist mehr als nur ein Weg zur Effizienzsteigerung. Sie trägt wesentlich dazu bei, die Genauigkeit eines Unternehmens zu verbessern. Mit einer Außendienst-Management-Software können Führungskräfte sämtliche Aktivitäten auf einem mobilen Gerät verfolgen und bleiben über jeden Schritt informiert. Außerdem haben die Techniker freie Hand bei der Aufzeichnung von Diagnosen, Qualitätsinformationen, relevanten Testergebnissen und verbrauchten Teilen. Alle Informationen können in Form von Text, Audio, Videos und Fotos festgehalten werden.

Vorteil 6: Kundenzufriedenheit

Wenn es eine Sache gibt, die Kunden unzufrieden stimmt, dann ist es eine verzögerte Reaktion auf ihre Anfragen. Field Service Management Software verbessert die Kundenzufriedenheit. Der Einsatz einer FSM-Software ermöglicht es dem Außendienst schnell und mühelos auf alle Anfragen zu reagieren.

Vorteil 7: agil und flexible

Kunden wünschen sich Flexibilität. Insbesondere bei der Terminauswahl. So ist es am einfachsten, wenn stets mehrere Optionen zur Verfügung stehen. Auch bei einer spontanen Terminabsage, weil etwas dazwischenkommt, wollen Kunden diese Möglichkeit ohne viele Telefonate oder Arbeitsschritte nutzen können. Und das am liebsten von überall aus. Eine fortschrittliche Field Service Automation ist somit also mit mobilen Geräten – ob Android, Windows oder Apple Smartphone und iPad oder Laptop – kompatibel und lässt sich intuitiv bedienen.

Vorteil 8: Kundenhistorie

Software für Field Service Automation speichert die Kundenhistorie präzise. Alle vergangenen Daten, einschließlich der Auftragshistorie, werden separat und genau hinterlegt. Auf diese Weise erhält das Außendienstpersonal einfachen Zugriff auf Werkzeuge, Spezifikationen und Technikeinweisungen. Das Ergebnis ist eine erhöhte Produktivität, eine hohe First-Time-Fix-Rate und eine pünktliche Serviceerbringung.

Vorteil 9: Materialhandling

Unternehmen, die verschiedene Reparaturdienstleistungen anbieten, haben eine Vielzahl von Geräten zu lagern. Mit einer cleveren Außendienstanwendung können Mitarbeiter alle relevanten Materialien und Werkzeuge mühelos tracken. Neigt sich der Vorrat eines Produkts langsam dem Ende zu, wird dies automatisiert nachbestellt.

Vorteil 10: Überblick über Außendienst

Die Field Service Automation verfügt über nützliche Tools, darunter einen integrierten GPS-Tracker. Der GPS-Tracker begleitet die Einsätze des Außendienstes und liefert genaue Angaben über deren geografischen Standort, die tatsächliche Ankunftszeit und die Entfernung zum Einsatzort. Die dynamische Terminplanung ist besonders dann hilfreich, wenn in der Nähe eine dringende Aufgabe zugewiesen werden muss.

Fazit

Da sich jede Branche in Richtung Automatisierung bewegt, kann es sich kein Unternehmen leisten, seine Prozesse nicht zu digitalisieren. Eine schnelle und effiziente Serviceerbringung durch Software für Field Service Automation, kann der entscheidende Wettbewerbsvorteil sein. Das Field Service Management ist nicht mehr das Sahnehäubchen auf dem Kuchen, sondern ein unverzichtbares Werkzeug für das Überleben des Unternehmens im hart umkämpften Markt.

www.fastleansmart.com

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