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Von der Bedarfsmeldung über die Lieferantenauswahl, Bestellung bis zum Rechnungsmanagement: Die Beschaffung ist ein komplexer Prozess, der sich digital umgesetzt viel effizienter realisieren lässt. Diese Erkenntnis wird durch die techconsult-Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ gestützt, die im Auftrag der Ceyoniq Technology exemplarisch den Purchase-to-pay-Prozess – sprich von der Beschaffung bis zur Lieferanten-Bezahlung – untersucht hat. Die gleiche Befragung zeigt das große Potenzial, das der Markt für digitale Lösungen auf diesem Gebiet noch birgt.

Kaum vollständig digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozesse

Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH.
Quelle: Ceyoniq Technology GmbH

„Viele Unternehmen erkennen die Vorteile, die die Digitalisierung bietet. Gerade in der aktuellen Situation geht es um den schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente an jedem Ort. Auch Prozesse und Freigaben können ortsunabhängig erfolgen, neben einer enormen Zeitersparnis oder auch einer geringen Fehlerquote“, erklärt Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH. Ein vollständig digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess würde bislang dennoch nur sehr selten umgesetzt, wie die Studie zeige. „Hier gibt es noch große Potenziale, die Unternehmen nutzen sollten.“
Der Purchase-to-Pay-Prozess ist aufgrund seiner vielen Einzelschritte und den zahlreichen Akteuren, die involviert sind, für viele Unternehmen eine Herausforderung. Sie kämpfen vor allem mit langen Durchlaufzeiten, vermeidbare Kosten sowie einer hohe Fehleranfälligkeit. Hinzu kommt die Schwierigkeit, den Überblick über zentral und dezentral beschaffte Güter zu wahren. Mit digitalen Prozessen lassen sich jedoch die Durchlaufzeiten, beispielsweise durch das Wegfallen von Liegezeiten beschleunigen. Darüber hinaus können Kosten verringert werden, indem Skontofristen softwaregestützt gewahrt und Fehlerquellen durch die Automatisierung von Routineaufgaben minimiert werden.

Chancen und Hemmnisse

Zu diesem Ergebnis kommt auch die Studie der techconsult. So schätzen die Befragten die Zeitersparnis, die mittels einer vollkommenen und schnittstellenübergreifenden Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses erzielt werden kann, sehr hoch ein: Durchschnittlich 40 % weniger Zeitaufwand erwarten die Studienteilnehmer. Doch gibt es in vielen der befragten Unternehmen auch Hemmnisse, die die Einführung von digitalen Lösungen bremsen. Hürden sind etwa fehlendes technisches Verständnis, die Sorge vor zunehmender Komplexität oder wegfallenden Arbeitsplätzen sowie fehlendes Budget. Aufgabe der Anbieter sei es, so die Studie, „Unklarheiten und Bedenken […] durch bedarfsgerechte Informationen zu beseitigen und mit entsprechenden Serviceangeboten dem Anwender unterstützend zur Seite zu stehen“.
Bei der Auswahl ihres Digitalisierungspartners sollten Unternehmen demnach nicht nur darauf achten, dass der Anbieter einen vollumfänglich softwaregestützten Purchase-to-Pay-Prozess ermöglicht. Eine umfassende Beratung und Projektbegleitung sollte ebenfalls zum Service gehören, damit das Digitalisierungsprojekt zum gewünschten Ergebnis führt. 

Ein digitaler Purchase-to-Pay-Prozess bietet zahlreiche Vorteile.
Quelle: Ceyoniq Technology GmbH

Über die Studie
Die Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Ceyoniq Technology konzipiert und durchgeführt. Dabei wurden 200 Unternehmen zum Thema Beschaffung und Rechnungsmanagement befragt. Die Befragung erfolgte über einen Online-Fragebogen. Die Stichprobe umfasste Unternehmen ab 150 PCs aller Branchen. Ansprechpartner waren in erster Linie Verantwortliche aus der IT, dem Einkauf sowie dem Finanz- und Rechnungswesen.

Studien-Download: Die Studie kann nach Angabe einiger Daten auf der Website von Ceyoniq heruntergeladen werden.

Über Ceyoniq Technology GmbH
Die Ceyoniq Technology GmbH ermöglicht laut eigenen Angaben Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen einen einfachen und sicheren Umgang mit Informationen durch passgenaue digitale Lösungen, die Prozesse beschleunigen und den Weg in die digitale Zukunft bereiten.
Seit mehr als 30 Jahren entwickeln das Unternehmen intelligente Software-Lösungen für das Informations- und Dokumentenmanagement. Die Basis bildete eine Archivierungssoftware, aus welcher das heutiges Enterprise Information Management (EIM) System nscale entstand. Mit einem Team von mehr als 160 Kolleginnen und Kollegen versteht sich Ceyoniq als Digitalisierer, Impulsgeber, Entwickler, Berater, Prozessoptimierer und Möglichmacher für seine Kunden. Die Ceyoniq Technology GmbH mit Hauptsitz in Bielefeld und weiteren bundesweiten Standorten ist ein Tochterunternehmen der Kyocera Document Solutions Inc.
www.ceyoniq.com

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